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Su funcionamiento es sencillo y muy simple, solamente tendremos que subir a la Web aquella documentación que queramos que el sistema almacene.
Para esto, pulsaremos sobre la opción "Insertar", a continuación se nos abrirá una caja de edición con la cual iremos añadiendo los campos que nos hacen falta para indexar nuestro archivo.
- Título:
Nombre del documento a insertar.
- Fecha:
Fecha de Inserción del documento, en el caso de que quisiésemos que el documento esté activo en una fecha posterior a la de inserción, le pondríamos la fecha que consideremos y el documento no estará activado hasta entonces.
- Resumen:
Pequeño texto descriptivo.
- Imagen:
Si el documento la tuviese, subiríamos esta imagen. También podemos usar este campo para subir una imagen y que aparezca al buscarla con el texto que insertemos a continuación en el archivo.
Por ejemplo, subimos un mapa (en formato imagen,.jpg, .gif, etc…) a continuación, insertamos un archivo con las provincias que contienen este mapa, por ejemplo Sevilla, Cádiz, Huelva, etc… al buscar por alguna de estas provincias se nos abrirá el mapa insertado.
- Archivo:
Documento a subir para ser Indexado.
- Categoría:
Al igual que en el resto de servicios que webnet ofrece, podemos categorizar los documentos que insertemos en el Gestor Documental. Las categorías serían como separadores o apartados dentro de nuestra carpeta clasificadora.
- Zona:
Combo en el que se nos mostrarán todas aquellas áreas en las que el usuario administrador tiene permisos, pudiendo insertar desde la zona en la que estemos en cualquiera de éstas.
- Accesos
- Comentarios
- Fecha de Caducidad:
Si un documento se tiene que desactivar en algún momento, le pondremos fecha de caducidad, y se dará de baja del portal, sin embargo el usuario administrador, lo podrá recuperar en cualquier momento editándolo y cambiándole la fecha.
- Estado:
Hay dos opciones Aprobado o Pendiente.
- Etiquetas:
Como su nombre indica, este campo se utiliza para "etiquetar" los documentos que se suben al Indexador y poder buscar por él. Podemos poner todas las que queramos, siempre separándolas por espacios en blanco.
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